Welche gemeinsamen Maßnahmen wir umsetzen

Aufgabenteilung zwischen PtJ und Projekten für Kommunikationsmaßnahmen

Aufgabenteilung zwischen PtJ und Projekten für Kommunikationsmaßnahmen

Kampagnen der übergreifenden Kommunikation werden im Kreis der Projekte und PtJ beschlossen und von PtJ oder in enger Abstimmung mit PtJ vorbereitet. Im Regelfall analysiert der Projektträger bei Auftragsvergaben durch Projekte unterstützend zunächst den Markt und schlägt eine Auswahl geeigneter Kooperierender vor. Gemeinsam mit den Kommunikatorinnen und Kommunikatoren aller Kopernikus-Projekte fällt die Entscheidung, welche potenziellen Auftragnehmer Angebote einreichen sollen. Bei der Auftragsvergabe selbst hat in der Regel eines der Kopernikus-Projekte die Federführung – und zwar so, dass alle Kopernikus-Projekte ungefähr dasselbe Budget für übergreifende Kommunikationsmaßnahmen ausgeben.

Anschließend übernimmt der Projektträger die Konzeptualisierung des zu vergebenen Auftrags und prüft das finale Produkt. Der Input der Kopernikus-Projekte findet dabei fortlaufend Beachtung. Das stellt sicher, dass bei übergreifenden Kopernikus-Produkten die Interessen aller Beteiligten gewahrt bleiben. Ist eine übergreifende Maßnahme abgeschlossen und lässt sich diese anhand objektiver Kriterien evaluieren, so lässt das jeweils vergebende Kopernikus-Projekt dem Projektträger Jülich und dem BMBF spätestens sechs Monate nach Beendigung eine Evaluierung des Kommunikations-Erfolgs zukommen.

Gemeinsame Veranstaltungen wie wissenschaftliche Symposien, Messe-Auftritte, Pressekonferenzen und Konferenz-Sessions liegen in der Verantwortlichkeit der
Kopernikus-Projekte. Dazu übernimmt jeweils ein Projekt stellvertretend die organisatorische, inhaltliche und finanzielle Veranstaltungskoordination. Die dabei entstehenden Kosten werden entweder unter den Projekten nach Absprache aufgeteilt oder nur durch ein Projekt stellvertretend für die übrigen getragen. Im Idealfall ist diese Frage bereits bei Budgetplanung geklärt.

Der Projektträger Jülich übernimmt an zwei Stellen eine besondere Rolle:

Werden für eine gemeinsame Veranstaltung Projektgelder benötigt, entscheidet PtJ über die Freistellung der dafür notwendigen Mittel. Handelt es sich bei der Veranstaltung um eine nicht rein fachliche Veranstaltung, die die Außenwahrnehmung des BMBF betrifft, ist PtJ zudem das Konzept der Veranstaltung/des Messestands/der Pressekonferenz vorzulegen. Der Projektträger hat hierbei die Möglichkeit, über grundlegende Konzeptfragen mitzuentscheiden.

Benötigt ein Kopernikus-Projekt Hilfe bei der Konzeption und Durchführung einer Veranstaltung, kommt der Projektträger dieser Aufgabe bei Zustimmung durch das BMBF nach. Zudem bietet PtJ an, für Veranstaltungen der Kopernikus-Projekte kostenlose Veranstaltungs-Seiten online zu erstellen beziehungsweise in die bestehende Seite zu integrieren, da grundsätzlich die Hauptwebsite alle Infos enthalten soll.

Im Falle der Inanspruchnahme dieser Dienstleistung ist PtJ mindestens sechs Wochen vor Online-Schaltung der entsprechenden Website/Unterseite zu informieren. Die Zulieferung von Texten, Agenda etc. erfolgt jeweils durch das Kopernikus-Projekt. Den Bildkauf kann PtJ organisieren. Das Konzept der Projekt-Website/-Unterseite besprechen das zuständige Projekt und PtJ in einer Kick-off-Sitzung zum Start der Zusammenarbeit.

Weg eines Beitrags für die Website www.kopernikus-projekte.de

Weg eines Beitrags für die Website www.kopernikus-projekte.de

Das Herzstück der Projekte-Kommunikation ist die Website www.kopernikus-projekte.de. Sie vereint alle Ergebnisse und Neuigkeiten aus allen Projekten, listet alle Projekt-Veranstaltungen und Projekt-Partnerinnen und -Partner und gibt Informationen zu allen Projekten. Die Website ist im Corporate Design des BMBF gestaltet. Content Management und Redaktion liegen beim Projektträger Jülich.

Die Kopernikus-Projekte sind verpflichtet, alle Neuigkeiten, Termine, Veranstaltungen usw. rechtzeitig dem Projektträger Jülich mitzuteilen. „Rechtzeitig“ bedeutet in diesem Fall für absehbare Themen:

• News mit mindestens einer Woche Vorlauf
• Termine/Veranstaltungen mit mindestens vier Wochen Vorlauf.

Ausnahmen bestätigen die Regel; in manchen Fällen bedingen Ereignisse und Änderungen eine kurzfristige Reaktion.

PtJ ist jeweils ein Formulierungsvorschlag zuzusenden. Dabei sind die Regeln zum Verfassen von News zu beachten. Es besteht kein Anspruch, dass der Formulierungsvorschlag unverändert übernommen wird.

PtJ prüft die inhaltliche Relevanz des Themas für die Website und überarbeitet den eingereichten Vorschlag schnellstmöglich nach journalistischen Standards, um gegebenenfalls schwer verständliche Sachverhalte allgemeinverständlich darzustellen. Bei ausführlichen Änderungen und Simplifizierungen von komplexen Sachverhalten bietet sich in Rücksprache eine Zweitbearbeitung, zumindest aber Durchsicht durch das zuständige Kopernikus-Projekt an.

• Tipp 1: Analysieren Sie bereits weit im Vorfeld: Wann stehen wichtige Meilensteine im Projekt an? Wann erhalten Sie berichtenswerte Informationen? Dann können Sie News rechtzeitig vorbereiten und gegebenenfalls journalistische Formen vorab mit PtJ besprechen.
• Tipp 2: Weniger ist manchmal mehr. Kommunizieren Sie nicht jeden einzelnen Handlungsschritt, sondern vor allem Ergebnisse. Fragen Sie sich selbst: Würde ich einen ganzen Artikel zu dieser News lesen wollen?
• Tipp 3: Stellen Sie den Kern der News an den Anfang und Hintergrundinformationen ans Ende der Nachricht oder lagern Grundlegendes (etwa: Was macht das Projekt eigentlich? Wer sind die Beteiligten?) in einer Box aus. Die meisten Leserinnen und Leser entscheiden bereits nach ein paar Zeilen, ob sie den Artikel interessant finden oder wegklicken, daher muss der Einstieg sie packen und mitnehmen.

Verbreitung von News auf verschiedenen Kanälen

Verbreitung von News auf verschiedenen Kanälen

• News müssen Inhalte liefern, die von allgemeinem Interesse sind.
• News müssen journalistisch geschrieben sein (mehr dazu gibt's hier).
• News müssen all das Wissen vermitteln, das zum Verständnis ihrer eigentlichen Nachricht notwendig ist, wenn dieses Wissen nicht Teil des Allgemeinwissens ist.
• News müssen Inhalte enthalten, die nicht bereits in vorherigen News vermittelt wurden.
• News müssen einordnen und an einem roten Faden entlang leiten.
• Reine Nachberichte zu Veranstaltungen ohne Neuigkeitswert und/oder Ergebnisse sind keine News und eher etwas für die interne Kommunikation. Der Mehrwert für die breite Öffentlichkeit muss immer nachvollziehbar sein.

Senden Sie PtJ bitte Ihren News-Artikel mindestens eine Woche vor Wunsch-Veröffentlichungsdatum zu. Bei komplexen Textformen/Inhalten gern früher. Geht es um die Ankündigung von Terminen, sollten diese möglichst vier Wochen vorher vorliegen.

Wenn irgendwie möglich, ist dem PtJ ein zur Meldung passendes Bild zusammen mit dem ausgefüllten Online-Formular zur Rechte-Übertragung zuzusenden. Sollte keines vorliegen, bemüht sich PtJ um die Organisation eines passenden Bildes, das allerdings ausschließlich für die Verwendung durch PtJ lizensiert wird.

Ausgehend von der News verbreitet PtJ die Informationen auf allen Kanälen, die dafür geeignet sind, und gibt sie - so passend - auch an das Social-Media-Team des BMBF weiter.

Auf Social-Media-Plattformen lassen sich Neuigkeiten rund um die Projekte multimedial kommunizieren. PtJ kann aus geeigneten Themen Posts für die verschiedenen Social-Media-Kanäle des BMBF vorschlagen, wobei die Veröffentlichung stets im Ermessen des BMBF liegt. Auch kann PtJ vorhandene Posts von Social-Media-Kanälen der Kopernikus-Projekte zum Teilen/Retweeten vorschlagen. Wenn Sie also einen besonderen Post haben, der beispielsweise mit einer eigenen Grafik Ergebnisse verständlich macht, weisen Sie PtJ gern darauf hin. PtJ prüft die Empfehlung.

Bitte halten Sie sich immer vor Augen, dass der Erfolg von kommunikativen Maßnahmen auf Social-Media-Kanälen von der Reichweite lebt. Vernetzen und unterstützen Sie sich also bitte gern gegenseitig, indem Sie kräftig liken, teilen, retweeten usw. Gemeinsam ist Kopernikus stark!

Der Projektträger Jülich bespielt den Account zur Energie- und Wasserstoffforschung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung beim Informationsdienst Wissenschaft (idw). Alle Kopernikus-Projekte haben somit die Möglichkeit, News und Veranstaltungshinweise bei hinreichender Nachrichtenrelevanz über den idw-Account der Energie- und Wasserstoffforschung des Bundesforschungsministeriums von PtJ veröffentlichen zu lassen. Bedingung ist, dass PtJ diese auf genannter Plattform exklusiv veröffentlicht.

Wurde eine Nachricht aus den Kopernikus-Projekten bereits auf anderen Kanälen öffentlich gemacht, ist eine Zweitverwertung als Pressemitteilung nicht mehr möglich.

Mit dem kostenlosen Newsletter „Energiewende-Forschungs-Update“ präsentiert PtJ die jüngsten Informationen zur Energieforschung des BMBF – und zwar projektübergreifend. Er enthält Neuigkeiten zu den Kopernikus-Projekten, den Wasserstoff-Leitprojekten, Projekten der Energiegrundlagenforschung und Wasserstoffgrundlagenforschung sowie internationalen Kooperationen. PtJ gibt den Newsletter im Auftrag des BMBF heraus und übernimmt die Redaktion.

Derzeit alle zwei Monate (Januar, März, Mai, Juli, September, November, jeweils in der Regel in der Mitte des Monats) informiert er Interessierte über neue Projektergebnisse, fasst News zusammen, weist auf anstehende Veranstaltungen hin und liefert einen Überblick über die Medienberichterstattung.

Bitte melden Sie sich gern vier Wochen vor dem nächsten Erscheinen, spätestens aber nach Erinnerung durch PtJ mit einer Übersicht Ihrer relevanten Themen. Der Newsletter informiert über:

• wissenschaftliche Publikationen, die im Rahmen der Projekte kürzlich erschienen sind
• Erwähnungen Ihrer Projekte in Medien (Print, online, Funk, Fernsehen)
• neue Videos, Podcasts etc. aus den Projekten
• kommende Veranstaltungen, die auch für Externe offen und interessant sind
• weitere Informationen/News, die Ihrer Meinung nach erwähnt werden sollten

Weisen Sie gern im Rahmen Ihrer eigenen Kommunikationsmaßnahmen auf das Newsletter-Angebot hin und empfehlen ihn weiter, um die Reichweite zu erhöhen, von der auch Sie profitieren.